Quelles solutions pour dématérialiser des documents ?
Les documents papiers sont encombrants et se détériorent au fil du temps. La numérisation permet de conserver plus longtemps les documents. Découvrez les différentes techniques pour numériser les documents.
Le scan multi-plan, pour une numérisation à petite échelle
Un scan multi-plan est le meilleur moyen de numériser des documents sur une petite échelle. Cet appareil convient parfaitement à la numérisation des formulaires standardisés comme les formulaires continus, les formulaires ponctuels standardisés et d’autres qui ne nécessitent pas une analyse approfondie des données structurée. Grâce à un double plan, le scanner permet de combiner les deux types de scannage : recto et verso ou bien recto et verso couleur, ce qui offre une excellente rentabilité aux utilisateurs. Vous pouvez voir ici quelles sont les solutions les mieux adaptées à vos besoins.
Le scan multi-plan est utile pour numériser des textes courants. Il peut aussi être employé pour numériser des textes anciens ou compliqués afin de conserver ceux-ci sur le long terme. Un tel service s’avère très pratique autant pour les entreprises que pour les particuliers, et convient à une variété d’utilisations.
Les scanners spécialisés pour la numérisation de données
Les scanners spécialisés sont conçus pour numériser des volumes considérables de données et documents manuscrits ainsi que d’autres contenus variés. Que ce soit sous la forme de fichiers PDF ou MS Office, ces machines peuvent les convertir efficacement et même les retraiter. Avec un bon scanner spécialisé, l’utilisateur aura la possibilité de générer des rapports automatiques et classifier les informations capturées. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour capturer des caractères manuscrits individuels, sans compter les informations structurelles sur une seule page. Grâce à ce type de scanner, vous pouvez extraire facilement les informations dont vous avez besoin après le scan. Il vous est ensuite possible de soumettre leur traitement automatiquement, ce qui permet un gain de temps considérable.
Logiciels OCR pour une extraction d’information personnalisable
Les logiciels optiques de reconnaissance de caractères (OCR) sont une autre solution efficace pour numériser les documents. Ils conviennent aux utilisateurs désireux d’extraire l’information qu’ils recherchent et de traiter leurs documents individuels sous forme électronique. Grâce à ce logiciel, il n’est pas nécessaire de se procurer un scanner spécial ou de payer une somme conséquente pour un service externe. Il existe sur le marché des solutions adaptatives et universelles qui ont la fonction de reconnaissance optique automatisée directement intégrée dans leurs processus. La plupart des systèmes d’OCR présents sur le marché comportent des applications conviviales qui permettent aux utilisateurs de garder une trace précise et pratique du contenu qui leur est envoyé, ne nécessitant aucun filtre supplémentaire.
Dématérialisation de documents, bien choisir la solution à adopter
La dématérialisation de documents ne comporte que des avantages. Toutefois, malgré ce point positif, elle peut être un processus ardu si elle n’est pas vraiment adaptée aux besoins de l’utilisateur. Il est primordial que les entreprises fassent bien attention à l’outil à adopter parmi les nombreuses solutions disponibles.
L’ampleur des besoins professionnels de l’entreprise ainsi que la capacité technique requise correspondante sont déterminantes dans le choix de la solution de dématérialisation. Une étude minutieuse doit être menée afin de déterminer la meilleure solution et profiter pleinement des avantages liés à la dématérialisation de documents.